ראשית יש לקבוע אם מדובר באירוע רשותי, בחירותי, פלילי או הנוגע להגנת הפרטיות וככל שלא מדובר בסמכות הרשות – להעבירו לגורם המוסמך.

ישנה חשיבות לתעד אירועים חריגים ולנתב את המידע לגורם הרלוונטי להמשך טיפול
חסימת גישה, תאורה, נגישות וחניה; ועדת הקלפי אחראית על זיהוי מצביעים, משקיפים, תעמולה בתוך המתחם האסור, סדרי ההצבעה וספירה. במקרים בהם נדרש סיוע לוגיסטי כדוגמת ניקיון, חשמל ועוד במתחמי ההצבעה, הרשות פועלת לפי הנחיות ועדת הבחירות ומזכיר הקלפי המוצב בקלפי האמורה.

הרשות המקומית מנהלת את המרחב הציבורי גם ביום הבחירות ומתוך כך מטפלת במפגע
אין להשתמש בכספי ציבור, עובדים, מבנים, ציוד, דפי רשות, רשימות תפוצה, צילומים, סרטונים, סיסמאות או נכסים בלתי מוחשיים של הרשות לצרכי תעמולת בחירות.

הרשות חייבת בניטרליות
הרשות אינה מנהלת את הבחירות
היא מסייעת למימושן באמצעות המעטפת המוניציפלית בלבד

אין להשתמש במוקד צופה, מצלמות, ניטור רשתות או מערכות מידע כדי לעקוב אחר מצביעים, פעילים, מתנדבים או מסרים פוליטיים

מצלמות ודיגיטל הם כלי תפעולי בלבד
הבחנה בין שירות לתעמולה היא קריטית
מידע עובדתי לציבור מותר ואף חיוני. מסר המשבח מועמד, מפלגה, רשימה, נבחר ציבור מכהן או מדיניות פוליטית - אסור לקידום על ידי הרשות או במימונה.
מבחן הדומיננטיות הוא כלי העבודה המרכזי.
השאלה מה-היא תעמולה אסורה נובעת מהתשובה לשאלה מהו האפקט הדומיננטי של הפעולה או הפרסום בעיני הבוחר הסביר: שירות ציבורי, חדשות, חינוך אזרחי – או השפעה על הצבעה

ששת כללי יסוד לרשות המקומית
הכלל המעשי הוא: לטפל מיד במה שבסמכות הרשות; לא להתערב במה שבסמכות ועדת הבחירות; לפנות למשטרה באירוע פלילי או מסכן חיים; ולא לאפשר פגיעה בשוויון בשימוש במשאבים הציבוריים (כמו לדוגמא לוחות מודעות), או פעילות תוך שימוש בנכסי הציבור, לפני התייעצות משפטית.
גופים מנחים ובעלי התפקידים המרכזיים
גוף
תפקיד
הרשות פונה
דוגמאות לנושאים
ועדת הבחירות המרכזית
קביעת הכללים, הנהלים והסדרי הבחירות ברמה הארצית
בסוגיות עקרוניות, מדיניות
או חריגות שאינן נפתרות
ברמה האזורית
סוגיות פרשניות, פניות חריגות בנוגע למבני קלפי, נגישות או הסדרים מיוחדים; בקשות והבהרות בנושאים ארציים
ועדת הבחירות האזורית
ניהול הבחירות בשטח ויישום החלטות ועדת הבחירות המרכזית
הכתובת המרכזית של הרשות בכל הקשור להיערכות לבחירות וליום הבחירות
מבני קלפי, סיורי שטח, נגישות, שינויים במבנים, תקלות המשפיעות על פעילות קלפי, בעלי תפקידים בקלפי, שאלות תפעוליות
ועדת הקלפי
ניהול ההצבעה והספירה
בקלפי עצמה
כאשר עולה צורך תפעולי נקודתי במבנה הקלפי עצמו
תקלות במבנה, חשמל, מים, ניקיון, נגישות, פתיחת שערים, ציוד
או תנאים פיזיים הנדרשים
להפעלת הקלפי
משטרת ישראל
מטה שגרה - מענה מיידי לאירועים בזמן אמת
מטה יום בחירות - שמירת הסדר הציבורי ואכיפת עבירות בחירות בזמן אמת
באירועי סדר ציבורי, עבירות פליליות או חשד לעבירות בחירות
אלימות, איומים, הפרות סדר, חסימות גישה, חשד לזיוף הצבעה, חשד לשוחד בחירות, אירוע ביטחוני או פלילי
לוח אנשי קשר של ועדת הבחירות
תיאום עם ועדת
הבחירות האזורית
ועדת הבחירות האזורית מסתייעת ברשות המקומית במספר תחומים הנוגעים למבני הקלפי, לנגישות, לתשתיות ולרציפות התפקודית ביום הבחירות. מניסיונן של רשויות רבות, מומלץ לקיים ערוץ קשר מוגדר מול ועדת הבחירות האזורית, באמצעות איש קשר מרכזי ברשות שיש בידיו את תמונת המצב המלאה על הנעשה ברשות, על מנת לאפשר תיאום מלא בתקופת הבחירות ולאפשר טיפול יעיל באירועים ביום הבחירות.
ככל שמתקבלת פנייה ממזכיר ועדת קלפי ביום הבחירות, הרשות יכולה לסייע בבעיות תפעוליות הנוגעות למבנה או לתשתיות שבאחריותה, שאינן קשורות להפעלת הקלפי או לניהול הבחירות עצמן, ובפרט כאשר אב הבית הפועל מטעם ועדת הבחירות אינו יכול לתת להן מענה. עניינים הנוגעים להפעלת הקלפי, להליך ההצבעה או לבחירות עצמן יועברו לטיפול ועדת הבחירות.
כמו כן, מומלץ לקיים ערוץ קשר ברור ומתועד מול ועדת הבחירות האזורית ולוודא כי מידע בעל השלכה על פעילות הקלפיות אשר מגיע לרשות, מועבר לגורם המתאים.
דוגמאות לסוגיות שיש לדווח עליהן לועדת הבחירות האזורית
במידה והן מגיעות לפתחה של הרשות המקומית דרך פניות ציבור או המוקד, בסמוך ולאחר קבלת הפניה:

